大企業におすすめの経費精算システムは？選び方のポイントや導入の流れも解説

大企業向けのおすすめ経費精算システムについてお探しではありませんか？

従業員数が数百人、数千人規模になると、経費精算業務の負担は指数関数的に増大します。月間の経費申請件数は数千件にもおよび、紙ベースでの処理では人的ミスのリスクも高まります。

こうした課題を解決するのが、経費精算システムです。適切なシステムを導入することで、申請から承認までの時間を最大90%削減できるだけでなく、不正防止や経費の可視化、業務の標準化まで実現できます。

しかし、大企業向けの経費精算システムの選定を誤ると、かえって業務を複雑化させたり、想定以上のコストが発生したりするリスクも少なくありません。

そこで本記事では、大企業特有の経費精算の課題を解決できる最適なシステムの選び方から、具体的な製品の比較、導入手順まで詳しく解説します。特に年間の経費処理件数が1万件を超える企業や、複数の事業部門を持つ企業の方は、ぜひ最後までご一読ください。

経費精算システムが大企業に必要な理由

経費精算システムとは、企業が従業員の経費（交通費、出張費、接待費など）の申請、承認、記録を効率的に管理するためのソフトウェアやサービスのことです。

特に大企業では、以下の理由から経費精算システムの導入が不可欠となっています。

それぞれ、詳しく解説します。

（１）業務量の多さによる業務負担を軽減できる

大企業における経費精算の課題は、膨大な処理件数への対応です。従業員数が多いため、毎月の経費申請件数は数千件に及ぶことも珍しくありません。

手作業で処理しようとすると、経理部門の負担が極めて大きくなります。その点、経費精算システムを導入すれば以下のような業務効率化が実現できるのです。

例えば、交通系ICカードの利用履歴を自動取り込みする機能を使えば、通勤・出張における交通費の入力作業が不要になります。申請者の入力負担が軽減されるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。

このように、経費精算システムは大企業特有の大量処理の課題を解決し、業務効率を向上できるのです。

（２）複雑な承認フローを簡略化できる

大企業では、経費申請の承認プロセスが複数の階層にわたることも一般的です。現場の担当者から部門長、経理部、さらには役員まで、複数の承認者が関与する複雑なフローを手作業で管理すると以下のような問題が発生します。

その点、経費精算システムでは承認フローをデジタル化し、自動で次の承認者へ通知を送る仕組みを実装しているため、大企業特有の問題を解決できます。また代理承認の設定や承認権限の柔軟な変更も可能です。承認プロセスがスムーズに進行し、経費精算業務全体の効率化が実現できます。

（３）経費の適正化とコスト削減が目指せる

大企業では、経費の適正管理とコスト削減が重要な経営課題となっていますが、経費精算システムを導入することで、以下のような効果が期待できます。

例えば、出張費の上限額を設定しておけば、規定を超える申請は自動的にブロックされます。また、同一日付・同一金額の申請があった場合は、重複の可能性を警告する機能も備わっています。

このように、システムによる自動チェックと分析機能により、大企業における経費の適正化とコスト削減を効果的に進めることも可能です。

（４）法令や規定に基づいた適切な経費管理が実現できる

大企業には厳格なコンプライアンス対応が求められ、経費管理においても法令や社内規定に則った適切な処理が必要不可欠です。経費精算システムは、以下のような機能で法令遵守をサポートします。

特に重要なのが、領収書などの証憑書類の管理です。システムでは、スキャンした領収書を法令で定められた形式で保管し、必要な時にすぐに取り出せる状態を維持できます。そのため、税務調査や内部監査への迅速な対応が可能になります。

（５）さまざまな働き方に対応できる

現代の大企業では、多様な働き方への対応が求められる傾向にありますが、経費精算システムを導入することで以下のようなニーズに応えることも可能です。

例えば海外出張中でもスマホで領収書を撮影して申請できるため、帰国後の経費精算作業が軽減されます。また、現地通貨での申請もシステムが自動的に換算するため、計算ミスのリスクがありません。

このように、経費精算システムの導入により、場所や時間に縛られない柔軟な経費管理が実現できます。

（６）経費データを活用し無駄を削減する仕組みを構築できる

経費データを活用し、無駄を削減する仕組みを構築できる点も経費精算システムが大企業に必要な理由の1つです。経費精算システムには、以下のような分析機能が備わっています。

収集された経費データを分析することで、「特定部門の交際費が急増している」「出張費が予算を超過している」といった課題を早期に発見できます。この情報は、経営判断や予算策定の重要な指標となります。

大企業向けの経費精算システムの選び方

大企業における経費精算システムの選定は、業務効率化と経費の適正管理を実現する重要な取り組みです。ここでは、大企業が経費精算システムを選ぶ際の重要なポイントを詳しく解説します。

このポイントを1つずつ確認することで、自社に最適な経費精算システムを選定できます。

（１）自社の規定や業務フローに適しているか

経費精算システムを選定する際、もっとも重視すべきは自社の規定や承認フローへの適合性です。大企業特有の複雑な承認プロセスや、部門ごとに異なる経費精算ルールに柔軟に対応できるシステムを選ぶ必要があります。

例えば海外拠点を持つ企業では、国ごとの経費規定や承認フローが異なることが一般的です。このような場合、各拠点の規定に合わせてカスタマイズできる柔軟性が求められます。

また、システムの設定変更が容易であることも重要です。組織改編や規定変更に迅速に対応できないシステムでは、かえって業務効率が低下してしまう可能性もあります。

（２）求めている機能が搭載されているか

大企業向けの経費精算システムには、基本機能に加えて、高度な機能が求められます。経費申請や承認機能はもちろん、不正や規定違反を自動検知する機能、多通貨対応、領収書のOCR機能など、業務効率を向上させる機能が重要です。

特に注目すべき機能として、AIを活用した経費分析機能が挙げられます。例えば、過去の申請データから異常値を検出し、不適切な経費申請を防止する機能は、大規模な経費管理に効果的です。

また、スマホやタブレットからの申請に対応したモバイル機能も、働き方改革を推進する上で欠かせません。外出先からでもリアルタイムでの経費申請や承認が可能になります。

（３）費用対効果は高いか

経費精算システムの導入には相応の投資が必要ですが、その費用対効果を総合的に評価することが重要です。初期費用やランニングコストだけでなく、システム導入による業務効率化や経費削減効果を具体的に試算しなければなりません。

例えば月間1,000件の経費申請を処理する企業で、1件あたりの処理時間が5分短縮されれば、年間1,000時間の工数削減が実現できます。これを人件費に換算すると、費用対効果が高いと判断できます。

また、利用者数の増加に伴うコストの変動や、システムの拡張性も考慮し、費用対効果を試算しましょう。将来的な組織の成長を見据えた投資判断が求められます。

（４）会計システムやERPと連携できるか

大企業の経費精算システムを選ぶ際には、既存の基幹システムとの連携が必須条件となります。会計システムやERPとのシームレスな連携は、データ入力の二重作業を防ぎ、業務効率を向上させるためです。

連携に際しては、データ形式の互換性やAPI連携の可否を詳細に確認する必要があります。例えば、SAP等の大手ERPを使用している場合、それらとの標準連携機能を持つシステムを選ぶことで、スムーズな導入が可能になります。

（５）セキュリティ対策が万全か

大企業の経費精算システムには、高度なセキュリティ対策が不可欠です。従業員の個人情報や、会社の機密性の高い財務情報を扱うため、データ保護には万全を期す必要があります。

具体的には、データの暗号化、多要素認証、アクセス権限の細かな設定、監査ログの取得などの機能が標準装備されているかを確認することが大切です。クラウド型システムの場合は、データセンターのセキュリティ認証（ISO27001等）取得状況も重要な判断材料となるでしょう。

また、万が一の情報漏えい時の対応手順や補償内容についても、事前に確認しておくことが推奨されます。

（６）サポート体制が充実しているか

大規模な経費精算システムの運用には、充実したサポート体制が不可欠です。導入時のスムーズな移行から、運用開始後の問題解決まで、迅速かつ適切なサポートを受けられることを確認しましょう。

特に注目すべきは、導入時のトレーニング体制です。例えば、管理者向けと一般ユーザー向けの研修プログラムが用意されているか、eラーニング教材が提供されているかなどを確認してください。

また、24時間対応のヘルプデスクの有無や、専任の担当者によるサポート体制も重要な選定基準となります。

大企業におすすめの経費精算システム

大企業の経費精算業務を効率化し、コスト削減と業務改善を実現するシステムを紹介します。

以下の7つのシステムは、いずれも大企業での導入実績が豊富で、高い評価を得ている代表例です。

それぞれのシステムについて、以下で詳しく紹介します。

（１）マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、経費精算業務を効率化する定評あるクラウド型システムです。領収書のOCR読み取り精度は業界トップクラスで、交通系ICカードの取り込みやクレジットカード連携により、入力作業を削減できます。

会計ソフトとの連携も容易で、経理業務全体の効率化に貢献します。特に注目すべきは、AIによる自動仕訳機能です。過去の仕訳パターンを学習し、正確な仕訳を提案することで、経理担当者の作業負担を軽減します。また、電子帳簿保存法にも完全対応しており、コンプライアンス面でも安心です。

（２）ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、申請から承認、支払いまでのプロセスを一元管理できる統合型システムです。多段階の承認フローに対応し、スマホからの申請・承認機能により、リモートワーク環境でも柔軟な運用が可能です。

他のジョブカンシリーズ（勤怠管理、給与計算など）との連携もスムーズで、人事・労務管理の統合的なデジタル化を実現できます。大企業での導入実績も豊富でカスタマーサポートも充実しています。

（３）楽楽精算

楽楽精算は、経費精算業務をクラウド上で完結できる包括的なシステムです。自動仕訳や会計ソフトとの連携、規定違反チェック機能など、大企業の複雑な経費管理ニーズに応える機能を網羅しています。

特筆すべきは、汎用的なワークフロー機能です。既存の業務フローに合わせた柔軟な設定が可能で、部門ごとに異なる承認ルートにも対応できます。また、経費データの分析機能も充実しており、コスト削減のための施策立案をサポートしてくれるでしょう。

（４）Spendia

Spendiaは、技術を活用した入力支援機能が特徴的な経費精算システムです。領収書のOCR自動入力は高精度で、GPSを利用した移動距離精算機能により、交通費の計算も正確かつ効率的に行えます。

会計システムとの連携や外部サービス統合が充実している点も、大企業におすすめの理由です。特に、グローバル展開している企業向けに、多言語対応や海外拠点との連携機能も備えており、国際的な経費管理を一元化できます。

（５）WiMS/SaaS経費精算システム

WiMS/SaaS経費精算システムは、大規模組織の複雑な承認フローに対応する柔軟性が魅力のシステムです。多段階承認や条件分岐など、きめ細かなワークフロー設定が可能で、組織の規模や構造に応じたカスタマイズができます。

会計システムとのデータ連携やFBデータの抽出もスムーズで、経理部門の業務効率化に大きく貢献します。また、セキュリティ面でも高い評価を受けており、機密性の高い経費データを安全に管理できるでしょう。

（６）SAPConcurExpense

SAP Concur Expenseは、グローバルスタンダードの経費精算クラウドサービスです。従業員のスマホによる領収書撮影から、データ入力、承認申請までを自動化し、運用コストを削減できます。

コーポレートカードやQRコード決済アプリとの連携により、経費明細の自動取り込みも実現しています。大企業特有の複雑な経費ポリシーにも対応し、グローバル展開している企業での導入実績も豊富です。

（７）バクラク経費精算

バクラク経費精算は、高性能なAI-OCRを搭載し、経費精算のデジタル化を推進するシステムです。複数枚の領収書を数秒で読み取ってデータ化する機能により、手入力作業を完全に排除できます。

スマホアプリによる申請・承認機能で、場所や時間を問わない柔軟な運用が可能です。電子帳簿保存法にも完全対応しており、認定タイムスタンプの付与機能を備えているため、企業のペーパーレス化を推進できます。

大企業向け経費精算システムの相場

先ほど取り上げたシステムはそれぞれ特徴的な機能を持っていますが、導入にあたっては費用面での検討も重要です。ここでは、大企業向け経費精算システムの一般的な相場について詳しく解説します。

大企業向け経費精算システムの相場は、次のとおりです。

費用項目	価格帯	備考
初期費用	〜10万円程度	無料プランも多数あり
月額費用（1ユーザー）	〜1,500円程度	機能により変動
月額最低利用金額	～2万円程度	システムにより設定あり
オプション機能	個別見積もり	追加機能ごとに異なる

大企業向けの経費精算システムの費用構造は、主に初期費用と月額費用の2つで構成されています。

初期費用については、クラウド型のシステムを中心に無料で提供されているケースが増えていますが、カスタマイズや導入支援が必要な場合は10万円程度の費用が発生します。

月額費用は使うユーザー数に応じて変動するのが一般的で、1ユーザーあたり650円程度からスタートします。ただし、承認ワークフローの細かな設定や、高度な分析機能などが搭載された上位プランでは、1ユーザーあたり1,000円を超えることも珍しくありません。

また、多くのシステムでは最低利用金額が設定されており、月額2万円程度からの契約となるケースが一般的です。加えて、領収書のAI読み取り機能や、出張費精算機能、クレジットカード連携機能などのオプションを追加する場合は、別途費用が発生します。

システム選定の際は、必要な機能と予算のバランスを考慮しながら、総合的なコストを見積もることが重要です。

大企業が経費精算システムを導入する手順

大企業における経費精算システムの導入は、慎重に計画し段階的に進める必要があります。大企業が経費精算システムを導入する手順は以下のとおりです。

それぞれの手順について、以下で詳しく解説します。

（１）自社の業務ニーズに合ったソフトを選定

まず、自社の業務ニーズに合ったソフトを選定することが大切です。大企業特有の複雑な承認フローや、海外拠点がある場合の多通貨対応、モバイルでの経費申請ニーズなど、具体的な要件をリストアップしてください。

選定時には、最低でも3社以上のシステムを比較検討しましょう。各ベンダーが提供するデモやトライアル版を活用し、実際の操作性や機能を検証します。特に、経理部門だけでなく、一般社員の使いやすさも重要な判断基準となります。

（２）契約手続

システム選定後は、選んだベンダーとの契約手続に入ります。大企業の場合、初期費用、月額費用に加えて、ユーザー数に応じた従量課金や追加機能のオプション費用など、複雑な料金体系となることが一般的です。

そのため契約時には、特に以下の点を重点的に確認しましょう。

（３）基本設定

基本設定フェーズでは、自社の経費規定や承認フローをシステムに正確に反映させることが重要です。具体的な設定項目としては、以下が挙げられます。

この設定は、経理部門と情報システム部門が連携して進めましょう。特に大企業の場合、既存の会計システムやERPとの連携設定は慎重に行う必要があります。

（４）テスト運用

全社展開前のテスト運用は、システムの安定性と運用上の課題を把握する重要なフェーズです。特定の部門（例:経理部門と営業部門）で1〜2か月程度のテスト運用を実施し、以下の点を重点的に確認しましょう。

またテスト運用で発見された課題は、正式導入前に必ず解決しておきましょう。

（５）正式導入

正式導入時は、全社員が新システムをスムーズに利用できるよう、充実した導入支援を行います。具体的には、以下の項目が挙げられます。

特に大企業の場合、数千人規模の利用者に対する教育が必要となるため、eラーニングシステムの活用も検討しましょう。

（６）運用後のフォローアップと改善

システム導入後は、継続的なモニタリングと改善が不可欠です。以下のPDCAサイクルを回しながら、システムの価値の最大化を目指しましょう。

経費データの分析による無駄な支出の発見や、業務効率化の効果測定は、経営層への報告材料としても重要です。

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大企業における経費精算システムの選定は、全社的な業務効率化と密接に関わる重要なプロセスです。システムの種類は多岐にわたるため、自社の規模やニーズに最適なものを選定するためには専門的な知見が必要になることもあります。

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