会計システムとは？種類やタイプ、導入の手順を解説

「会計システムを導入すべきか迷っている」「どのような会計システムがよいのか知りたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

会計システムを導入することで、仕訳入力や帳簿管理、決算書作成などの業務が自動化され、人的ミスを減らせるとともに、経営判断に必要なデータをリアルタイムで得られます。

しかし、会計システムの選定を誤れば、かえって業務が複雑化したり、予想以上のコストがかかったりとリスクがあることも否めません。

そこで本記事では、会計システムの基礎知識から、種類、メリット・デメリット、さらには導入時の注意点まで詳しく解説します。

経理業務の効率化を目指している方や、決算期の業務負担を軽減したい方、会計システムの導入を検討されている方は、ぜひ最後までご一読ください。

会計システムとは？

会計システムとは、企業の会計業務を効率化し、正確な財務データを一元管理するためのソフトウェアやITツールのことです。主に仕訳入力や帳簿管理、決算書作成などを自動化することができ、経理担当者の業務負担を軽減することが可能です。

具体的には、日々の取引データの記録から、月次・年次決算書の作成、財務諸表の自動生成まで、幅広い会計業務をカバーできる機能があります。蓄積されたデータをリアルタイムで分析し、経営判断に必要な情報をタイムリーに提供することもできます。

なお、似た言葉として「経理システム」がありますが、明確な違いがあります。

経理システムは主に経費精算や請求管理など、日常的な金銭の記録や管理に特化したシステムです。一方、会計システムはより包括的で、財務会計システムや管理会計システムなどの機能を備え、企業の財務状況を総合的に把握・分析できます。

会計システムは、企業の財務管理全体を最適化し、経営戦略の立案や意思決定をサポートする重要な経営基盤として機能するものです。特に近年では、クラウド技術の発展により、より使いやすく柔軟な会計システムが増えており、企業規模や業種を問わず導入が進んでいます。

会計システムの種類

会計システムは、目的や用途に応じて、主に以下の3種類に分類されます。

種類	特徴
財務会計システム	帳簿管理、決算書作成の自動化
管理会計システム	経営判断や戦略立案のための内部分析を支援
債務・支払管理システム	取引先との支払業務を効率化

それぞれのシステムは単独でも導入可能ですが、企業規模や業務ニーズに応じて複数のシステムを組み合わせることも可能です。以下で、各システムの特徴と活用方法を詳しく見ていきましょう。

（１）財務会計システム

財務会計システムは、もっとも一般的な会計システムの種類です。日々の取引における仕訳入力から、総勘定元帳の作成、決算書の自動生成まで、法定開示に必要な一連の会計処理をサポートします。

具体的な機能としては、以下が挙げられます。

特に決算期における業務負担の軽減や、正確な財務諸表の作成に大きく貢献します。また、クラウド型の場合、税理士や会計士とのデータ共有が容易になり、スムーズな確定申告や監査対応が可能です。

（２）管理会計システム

管理会計システムは、経営者や管理職が的確な意思決定を行うために必要な情報を提供する、内部向けのツールです。会計データを多角的に分析し、経営戦略の立案や改善に活用できます。

主な機能と活用方法は、以下のとおりです。

それぞれの機能により、問題のある部門や改善が必要な業務プロセスを早期に発見し、迅速な対応が可能です。また、将来の事業計画策定や投資判断の際に判断材料としても活用できます。

（３）債務・支払管理システム

債務・支払管理システムは、取引先への支払業務を効率化し、健全なキャッシュフロー管理を実現するためのシステムです。請求書の受領から支払実行まで、一連のプロセスを自動化することで、業務効率の向上と支払ミスの防止が目指せます。

システムの主な特徴としては、以下が挙げられます。

特に取引先が多い企業や、支払業務に多くの工数を要している企業にとって、導入効果が高いシステムです。支払遅延の防止や、取引先との良好な関係維持にも貢献し、企業の信用力向上にもつながります。

会計システムのタイプは２つ

会計システムは、利用形態によって以下の2つのタイプに分類されます。

タイプ	特徴
クラウド型	インターネットを通じて使う形態
オンプレミス型	自社内にシステムを設置して使う形態

それぞれのタイプには特徴があり、企業規模や業務内容、セキュリティ要件などに応じて最適な選択が異なります。

以下で、各タイプの特徴と導入メリットについて詳しく見ていきましょう。

（１）クラウド型

クラウド型会計システムは、インターネットを介して利用できる形態のシステムです。データはすべてクラウドサーバー上に保存されるため、インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能です。

そのほか、以下のような特徴もあります。

中小企業を中心に急速に普及が進んでおり、特に働き方改革やDX推進の流れの中で注目を集めています。

（２）オンプレミス型

オンプレミス型会計システムは、自社内にサーバーやシステムを設置して運用する形態で、従来から採用されてきた形式です。初期費用は比較的高くなりますが、自社のニーズに合わせた細かいカスタマイズが可能で、データを自社で完全管理できる点が特徴です。

主な特徴としては、以下が挙げられます。

特に大企業や、セキュリティ要件の厳しい業界で採用されることが多く、独自の業務プロセスを持つ企業に適しています。

会計システムを導入するメリット

会計システムの導入は、企業の財務管理を大きく変革する可能性を秘めており、主なメリットとしては以下が挙げられます。

以下で、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

（１）業務効率化と生産性向上が目指せる

会計システムの導入により、これまで手作業で行っていた仕訳入力や帳簿管理、決算書作成などの業務を効率化できます。例えば、請求書や領収書のデータを取り込むだけで自動的に仕訳が作成され、さらに各種帳簿への転記も自動で行われます。

また、データの一元管理により、必要な情報を素早く検索・抽出でき、作業時間の短縮も可能です。時間的余裕ができることによって、経営分析や戦略立案など、より付加価値の高い業務に人材を振り向けることもできます。

結果、会計部門全体の生産性向上につながり、企業の競争力強化に貢献します。

（２）人的ミスを軽減できる

会計システムの導入により、手作業による入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーも削減できます。システムには入力チェック機能や自動計算機能が搭載されており、不正確なデータの入力を防止し、計算の正確性を担保できるためです。

また、データの重複入力や転記ミスも防ぐことができ、財務データの信頼性を向上させられる点もメリットです。監査対応や税務申告時の修正作業が減少し、業務の質の向上にもつながります。ミスの修正にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができ、会計部門全体の業務効率も改善されます。

（３）法改正への迅速な対応が可能

会計システムを導入することで、頻繁に行われる税法や会計基準などの改正にも迅速かつ確実に対応できます。最近でいえば、インボイス制度や電子帳簿保存法などの制度への対応も、システムのアップデートによって自動的に実装されています。

クラウド型のシステムでは、ベンダー側が法改正に合わせてシステムを更新するため、企業側での対応作業がほとんど不要です。法改正への対応に伴う社内教育や業務フローの見直しにかかる負担を軽減できます。コンプライアンスリスクを最小限に抑えながら、効率的な業務運営を継続できるでしょう。

（４）財務状況がリアルタイムで把握できる

会計システムの導入により、企業の財務状況をリアルタイムで把握できます。従来の月次決算では見えにくかった日々の資金繰りや収支状況をタイムリーに確認できるためです。

また、データ分析機能やレポート作成機能を活用することで、売上推移や費用分析、予実管理などを視覚的に理解しやすい形で表示できます。これにより、経営者が最新の財務データに基づいて迅速な意思決定を行うことも可能です。部門別や商品別の収益性分析なども容易になり、より戦略的な経営管理を実現できます。

会計システムを導入するデメリット

会計システムの導入を検討する際には、メリットだけでなくデメリットも理解しておく必要があります。主なデメリットとして、以下の2点が挙げられます。

これらのデメリットは、特に中小企業にとって大きな課題となる可能性があるため、導入を決定する前に、自社の状況と照らし合わせて慎重に検討してください。

（１）導入・利用の際にはコストがかかる

会計システムの導入には、初期費用としてソフトウェアのライセンス料や、サーバーなどのインフラ整備費用が必要です。クラウド型の場合は、初期費用は抑えられますが、月額利用料が継続的にかかります。

例えば、中規模企業向けのオンプレミス型会計システムの場合、初期費用は20万円から数百万円程度、クラウド型ではユーザー数に応じて5万円ほどの月額利用料が発生します。さらに、システムの保守費用やバージョンアップ費用も定期的に必要です。

特に中小企業にとって、この費用は大きなコストといえます。導入を検討する際は、初期費用だけでなく、運用開始後の継続的なコストも含めた総額（TCO：Total Cost of Ownership）を見積もることが重要です。

関連記事：会計システムの初期費用は？相場・運用費用・選び方なども解説

（２）操作方法の学習・トレーニングが必要

新しい会計システムを導入すると、従業員は一から操作方法を学ぶ必要があります。特に、従来は紙やExcelで処理していた企業の場合、システムへの移行は大きな変化をもたらすでしょう。

具体的には、基本的な入力方法から、仕訳処理、月次決算処理、データのバックアップなど、さまざまな操作を習得しなければなりません。トレーニング期間は、システムの複雑さや従業員のITスキルにもよりますが、数ヶ月から1年程度かかるのが一般的です。

また、外部講師による研修やベンダーのサポートを受ける場合は、追加の費用負担も発生します。トレーニング期間中は業務効率が一時的に低下する可能性もあり、決算期や繁忙期を避けて導入時期を設定するなど、慎重な計画が求められます。

会計システムの導入時に押さえておきたいポイント

会計システムの導入は、業務効率化への大きな一歩となりますが、選定を誤ると逆に非効率を生む可能性もあります。そのため、導入前には以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

以下で、それぞれについて解説します。

（１）自社の業務ニーズに合ったシステムを選定する

会計システムの選定では、まず自社の業務フローを詳細に分析し、効率化したいポイントを明確にしてください。

例えば、日々の仕訳入力に時間がかかっているのであれば、AIによる自動仕訳機能が有効です。また、部門別の予算管理や収益分析に課題があれば、管理会計機能の充実したシステムを選ぶべきでしょう。

将来的な事業拡大も考慮に入れ、ユーザー数の増加や新規事業への対応が可能な拡張性を持つシステムを選択することもポイントです。特に、取引先連携や他システムとのデータ連携など、業務の全体最適化を見据えた機能の有無をチェックすることで、長期的な運用を見据えた選定が可能です。

（２）コストと費用対効果を十分に検討する

会計システムの導入には、初期費用だけでなく、さまざまなコストが発生します。クラウド型であれば月額利用料、オンプレミス型であればサーバー維持費用などのランニングコストを考慮しましょう。また、社員教育やマニュアル作成などの運用コスト、カスタマイズや保守費用なども含めて総合的な予算を策定してください。

一方で、システム導入による効果も具体的に数値化することが重要です。例えば、月次決算の作業時間が何時間削減できるか、人件費をどの程度抑制できるかなど、具体的な指標を設定しましょう。投資回収期間を明確にすることで、経営判断の材料にできます。

（３）サポート体制やセキュリティ面を確認する

会計システムは企業の重要な財務データを扱うため、充実したサポート体制とセキュリティ対策は必須です。

導入ベンダーのサポート体制については、対応時間帯や問い合わせ方法、トレーニングプログラムの内容を詳細に確認しましょう。特に、決算期など繁忙期のサポート体制や、緊急時の対応方針は重点的にチェックしてください。

セキュリティ面では、データの暗号化やアクセス制御、バックアップ体制などの基本機能に加え、監査証跡の記録や不正アクセス検知など、高度なセキュリティ機能の有無を確認しましょう。また、ベンダー自体のセキュリティ認証取得状況や、過去のインシデント対応実績なども判断材料になります。

会計システムを導入する手順

会計システムを導入する際は、以下6つのステップに沿って進めましょう。

以下では、ステップごとに詳細に解説するので、ぜひ参考にしてください。

（１）現状の課題を明確化する

会計システム導入の第一歩は、自社の会計業務における課題を明確にすることです。まずは現在の業務フローを可視化し、どの工程に時間を要しているのか、どこでミスが発生しやすいのかを洗い出します。

具体的には、以下のような観点で現状分析を行いましょう。

この課題を数値化し、優先順位をつけることで、新しい会計システムに求める機能要件が分かりやすくなります。また、経営層や現場の意見も積極的に取り入れ、組織全体の目標と整合性のある要件定義を行ってください。

（２）システムの比較と選定を行う

次のステップでは、明確化した課題を解決できるシステムを複数、比較検討します。以下のポイントに注目して評価を進めましょう。

候補となるシステムが絞れたら、必ず無料トライアルやデモ版を活用して実際の操作感を確認しましょう。実務担当者にも使用してもらい、現場の声を選定に反映させることも大切です。また、ベンダーへの質問や相談を通じて、導入後のサポート体制についても詳しく確認しておきましょう。

（３）導入計画を立てる

次のステップでは、導入に向けて以下のようなスケジュールを作成します。

特に会計年度の切り替わりなど、業務への影響を最小限に抑えられる時期を見極めることが重要です。また、導入に関わる担当者の役割分担を明確にし、ベンダーとの連携体制も確立しておきましょう。

必要に応じて段階的な導入も検討し、現場の負担を考慮した無理のない計画を立てることがポイントです。

（４）データ移行とテスト運用

データ移行・テスト運用のステップでは、既存の会計データを新システムに正確に移行することが重要です。以下の手順で進めましょう。

移行後は、入力から出力までの一連の操作をテスト環境で実施します。特に日次・月次の処理や決算処理など、重要な業務プロセスは複数回テストを行い、問題がないことを確認しましょう。

発見された不具合や操作上の課題は、本番稼働前に必ず解決してください。

（５）正式導入

正式導入の段階では、計画にしたがって新システムの本番運用を開始します。この段階では以下の点に注意を払いましょう。

特に導入直後は、現場でのつまずきや混乱が予想されます。そのため、システム管理者やベンダーのサポート担当者との連絡体制を整え、問題発生時に迅速に対応できる体制を整えておくことが重要です。

（６）運用後のフォローアップと改善

システム導入後は、定期的な運用状況の確認と改善が必要です。以下のポイントを意識して継続的な改善を進めましょう。

また、ベンダーから提供される更新プログラムやセキュリティパッチの適用も重要です。定期的なミーティングを通じて現場の声を集め、必要に応じてカスタマイズやオプション機能の追加を検討するなど、システムの活用度を高める取り組みを継続することが、導入効果を最大化するポイントです。

自社に最適な会計システムを導入しよう

会計システムは、企業の財務管理を効率化し、正確な経営判断をサポートするツールです。財務会計システムや管理会計システム、クラウド型やオンプレミス型など、その種類は多岐にわたります。

導入によって業務効率化や人的ミスの軽減、リアルタイムでの財務状況把握が可能になりますが、自社に最適なシステムを選定することが成功の鍵です。

株式会社ReaLightは「経理にLIGHTを」というミッションのもと、会計システムの導入支援から経理業務体制の構築まで、包括的なサポートを提供しています。公認会計士を中心とした専門家チームが、お客様の業務全体を見据えた最適なソリューションを提案いたします。会計システム導入でお悩みの方は、ぜひご相談ください。