ペーパーレス化の方法とは？具体的な手順、ツール、注意点なども解説

書類の山、書類を確認する手間、増え続ける保管場所、膨らむ経費。このようなお悩みを抱えていませんか？

多くの会社が直面する問題ですが、紙の使用を減らす「ペーパーレス化」が解決の糸口になるかもしれません。ただ「具体的にどうすればいいの？」「本当に効果はあるの？」といった疑問をお持ちの方も多いでしょう。

そこで、この記事ではペーパーレス化の具体的な方法と、それによって得られる仕事の効率アップやコスト削減のメリットをわかりやすく説明します。さらに、ペーパーレス化への手順や気をつけるべきポイントまで、実践的なアドバイスをお伝えします。

この記事をお読みいただければ、自社に合ったペーパーレス化の進め方が見えてくるはずです。ぜひ最後までご一読ください。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、企業活動で使用する紙の量を減らし、デジタル技術を活用して業務の効率を高める取り組みです。具体的には、紙の書類をデジタル化したり、電子文書として保管したりすることを指します。

ペーパーレス化は、デジタルトランスフォーメーション（DX）の一部としても注目されており、企業の競争力強化や持続可能な経営に欠かせないものです。

ただし、完全に紙をなくすことを目的とせず、業務の特性や法的な要件を考慮しながら、適切なバランスでデジタル化を進めることが大切です。

つまり、ペーパーレス化とは紙の使用を必要最小限に抑えつつ、デジタル技術を上手く活用して業務の進め方を最適化し、企業の生産性と競争力を高める重要な取り組みといえるでしょう。

ペーパーレス化による５つのメリット

ここでは、ペーパーレス化によって得られる5つの主要なメリットについて解説します。

それでは、各メリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット①：コスト削減につながる

ペーパーレス化には、コスト削減という大きな利点があります。紙の使用を減らすことで、用紙代やインク代などの消耗品費だけでなく、印刷機器の維持費の削減も可能です。

さらに見逃せないのが、保管スペースの有効活用が可能な点です。電子化により、大量の書類を保管するための場所が不要になります。特に都心のオフィスではこの効果が顕著です。

空いたスペースを別の用途に使ったり、オフィス自体を縮小したりすることで、賃料の節約にもつながります。また、電子文書は検索や整理が容易なため、この作業にかかっていた時間と人手を減らすことができます。

ペーパーレス化によるコスト削減は消耗品費だけでなく、スペース、時間、人的資源など、さまざまな面で実現できるのです。長い目で見れば、その効果は非常に大きいといえるでしょう。

メリット②：業務が効率化する

ペーパーレス化の最大の利点は、業務効率の大幅な向上です。従来の紙を使った仕事では、印刷や押印、郵送などに多くの時間がかかっていました。しかし、電子文書や電子署名、クラウドサービスを活用することで手間を大きく減らすことができます。

この効率化により、社員は重要性の高い他の作業により多くの時間を使えるようになり、生産性が上がります。また、作業の自動化や迅速化によって、お客様への対応も速くなるため、サービスの質が高まることも期待できるでしょう。

つまり、ペーパーレス化は単に紙の使用量を減らすだけでなく、仕事の進め方全体を改善し、会社の競争力を高める重要な取り組みなのです。紙の削減以上に、業務プロセスの効率化こそが、ペーパーレス化の本質的な価値といえるでしょう。

メリット③：情報アクセスが容易になる

ペーパーレス化における3つ目の利点は、情報へのアクセスが格段に向上することです。紙の文書では情報検索に時間がかかりますが、電子化された文書であれば、ネットワーク内の検索機能で過去のデータも素早く見つけられます。

また、社内ネットワークやクラウドサービスを活用すれば、いつでもどこでもデータにアクセスできるようになるため、外出先での業務や部署間の情報共有がスムーズに行えます。

例えば、クライアントとの打ち合わせ中に急な資料確認が必要になっても、スマホやタブレットですぐに確認できます。さらに、複数の従業員が同時に文書を閲覧・編集できるようになり、チームワーク全体の効率が上がるでしょう。

つまり、ペーパーレス化による情報アクセスの向上は、業務の迅速化、意思決定の加速、そして組織全体の情報共有の質を高めます。これは現代のビジネス環境で重要な競争力となるのです。

メリット④：フレキシブルな働き方の推進につながる

ペーパーレス化の4つ目の利点は、柔軟な働き方を後押しすることです。情報へのアクセスが簡単になるため、場所や時間に縛られない働き方を実現する基盤づくりに直接つながります。

例えば、クラウド型の文書管理システムを導入すれば、社員は自宅やカフェ、出張先など、どこからでも必要な情報にアクセスできます。ワークライフバランスの改善や、育児・介護との両立など、多様なニーズに応えられるようになるのです。

また、この柔軟な働き方は、地理的・時間的な制約のない採用にもつながるため、優秀な人材の確保にも役立ちます。さらに、社員の満足度を高めて生産性や創造性を高めることにもつながります。

重要なのは、ペーパーレス化が単なる効率化ツールではなく、企業の働き方改革や組織文化の変革を促す重要な要素となることです。柔軟な働き方を通じて、企業は変化の激しい現代のビジネス環境により適応しやすくなるのです。

メリット⑤：情報セキュリティの向上につながる

ペーパーレス化の5つ目の利点は、情報セキュリティの向上です。一見、デジタル化でリスクが増すように思えるかもしれません。

しかし、適切に管理された電子文書は、紙の文書よりもずっと安全です。紙の文書には紛失や盗難などの情報漏えいのリスクがありますが、電子文書には以下のような利点があります。

上記の特徴により、機密情報や個人情報の管理が容易になり、コンプライアンスの強化にもつながります。ペーパーレス化は単なる紙の節約ではなく、企業の情報資産を守り、リスク管理を強化する重要な手段になります。

ペーパーレス化の方法・ツール８選

ここからは、ペーパーレス化を実現するための具体的な方法とツールを8つ紹介します。

では、それぞれ見ていきましょう。

方法①：AI-OCRツールを使う

ペーパーレス化を進める手法として、AI-OCR（光学式文字認識）ツールの活用が効果的です。

AI-OCRは紙の書類や手書き文書をスキャンし、自動でテキストデータとして認識・抽出するAI技術です。このAI-OCR技術を使ったツールを導入することにより、データ入力作業が削減され、業務効率が向上します。

AI技術が加わることで、従来のOCRよりも手書き文字や不鮮明な文字も高精度で認識でき、幅広い文書に対応できる点が特徴です。結果として、紙の保管コスト削減やデータ検索の迅速化が期待できます。

方法②：クラウドストレージを使う

クラウドストレージは、インターネットを通じてデータを保管・共有できる便利なサービスです。代表的な例としては、以下が挙げられます。

このサービスを活用すると、従来は紙で管理していた文書や資料をすべてデジタル化できます。インターネット環境さえあれば、社員同士がいつでもどこでもファイルを共有・編集できるようになり、場所や時間の制約なく効率的に仕事を進められるのです。

クラウドストレージの導入により、物理的な保管スペースの削減だけでなく、情報の即時性と共有の簡便さが大幅に向上します。これにより、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が図れるでしょう。

方法③：Officeソフトを使う

従来のオフィスワークでは、文書を印刷して押印や署名を行うのが一般的でした。しかし、最新のOfficeソフトウェアを活用すると、この流れを大きく変えられます。

具体的には以下のような方法があります。

これにより、完全にデジタル化された承認プロセスが構築可能です。つまり、Officeソフトの高度な機能を使いこなすことで、紙を介さない効率的な社内決裁の仕組みが実現し、ペーパーレス化を大きく進められるのです。

方法④：ペーパーレスFAXを使う

FAXは多くの企業で今でも利用されていますが、紙の使用を避けられないのが課題でした。そこで注目されているのがペーパーレスFAXです。

このシステムを導入すると、FAXの受信から保管、転送まで全てデジタルで行えるようになります。

ペーパーレスFAXの導入により、紙の使用量を減らしながら、FAX業務の効率化も同時に実現できるのです。環境にも優しく、業務改善にもつながる新しいFAXの形として、今後さらに普及が進むかもしれない方法です。

方法⑤：文書管理システムを使う

文書管理システムは、業務に関わる書類をデジタル化し、効果的に扱うためのサービスです。このシステムを使えば、文書の作成から破棄までの全工程をオンラインで完結でき、紙の使用量を減らして本格的なペーパーレス化が可能になります。

文書管理システムには、主に次の3種類があります。

自社の要望に合わせて最適なシステムを選ぶことが大切です。例えば、多くの契約書を扱う会社なら、契約書専門のシステムが適しているかもしれません。

文書管理システムは、書類の全行程をデジタル化することで、ペーパーレス化を進め、仕事の効率を高める便利なツールとして選べるでしょう。

方法⑥：電子契約システムを使う

電子契約システムは、従来の紙の契約書や申請書に押印する方式から脱却し、デジタル化された文書に電子サインやタイムスタンプを付与する仕組みです。

主な特徴は、以下のとおりです。

このシステムを導入すると、印刷や郵送にかかる手間とコストを削減できます。さらに、契約プロセスの透明性が高まり、追跡も簡単です。

電子契約システムは単なるペーパーレス化のツールではありません。ビジネス全体の効率を上げつつスピードアップできることから、デジタル時代に即した、新しい契約の形として多くの企業で取り入れられている方法です。

方法⑦：ワークフローシステムを使う

ワークフローシステムは、日常的な業務手続きを自動化するツールです。起票や申請、決裁などの定型業務をデジタル化することで、従来の紙ベースの作業をペーパーレス化できます。

ワークフローシステムの主な利点は、以下のとおりです。

例えば、経費精算や休暇申請などの日常業務をワークフローシステムで管理すると、紙の使用量が大幅に削減されます。

ワークフローシステムは業務のデジタル化とペーパーレス化を同時に実現できます。結果として、効率アップとコンプライアンス強化にも役立つでしょう。

方法⑧：名刺管理ツールを使う

名刺管理ツールは、従来の紙の名刺をデジタル化し、効率的に管理するためのシステムです。このツールは、OCR（光学文字認識）機能やオペレーターによる入力作業のアウトソースにより、名刺情報を迅速かつ正確に電子化します。

名刺管理ツールの主な特徴と利点は、以下のとおりです。

名刺管理ツールを導入することで、単にペーパーレス化を実現するだけでなく、営業やマーケティング活動の効率化にもつながります。

例えば、顧客情報の一元管理や、取引先とのコミュニケーション履歴の追跡がしやすくなります。名刺管理ツールはペーパーレス化の一環としてだけでなく、ビジネスネットワークの構築と維持を支援する戦略的なツールとしても活用できるでしょう。

ペーパーレス化を実際に行う手順・方法

ここでは、ペーパーレス化を実際に行うための具体的な手順と方法を紹介します。以下の手順を踏むことで、スムーズなペーパーレス化が実現します。

それでは、各手順の詳細を見ていきましょう。

手順①：ペーパーレス化の目的を明確にする

ペーパーレス化を成功させるには、まず具体的な目的を設定することが大切です。単に「紙を減らす」ではなく、組織の課題に応じて以下のような明確な目標を立てましょう。

この目的設定は、経営層で積極的にリードして行うことが望ましいです。経営層が主導することで、ペーパーレス化を全社的な取り組みとして位置づけ、組織全体の協力を得やすくなります。

手順②：ペーパーレス化する対象の紙媒体を決める

目的が明確になったら、次はペーパーレス化する対象の紙媒体を具体的に決定します。

この選定は、設定した目的に沿って行ってください。例えば、コスト削減が主な目的であれば、印刷や保管にコストがかかる大量の帳票類や定期的に発生する書類から着手するのが効果的です。

一方、働き方改革やリモートワークの推進が目的であれば、出社しなければ閲覧・処理できない書類を優先的にデジタル化することで、場所を問わない業務遂行が可能になります。

大切なのは、すべてを一度にデジタル化しようとせず、優先順位をつけて段階的に進めることです。これにより、スムーズな移行と確実な成果が期待できます。

手順③：目的と対象の紙媒体に合ったツールを選定する

手順①と②で決定した目的と対象の紙媒体に基づいて、最適なツールやシステムを選定します。ペーパーレス化のためのツールは多岐にわたるため、自社の需要に合致したものを慎重に選ぶ必要があります。

タスク	ソリューション
大量の紙文書のデジタル化	AI-OCRツールの導入
社内のコミュニケーションの改善	クラウドストレージやOfficeソフトの導入
承認プロセスの改善	ワークフローシステムの導入
契約など取引先とのやりとりの改善	電子契約システムの導入

自社の需要に合ったツールを慎重に選ぶことが、効果的なペーパーレス化につながります。

手順④：関係者とのすり合わせを行う

ツールの選定が完了したら、次は関係者とのすり合わせを行います。ここでの関係者とは、実際にツールを使う従業員、ツール選定の意思決定者、さらには取引先なども含まれます。

この段階で大切なのは、ペーパーレス化の目的と必要性を正確に伝え、そのメリットを理解してもらうことです。また、新しいツールへの不安や懸念にも耳を傾け、対応策を考えましょう。

ペーパーレス化を単なるツール導入ではなく、業務改善や組織変革の機会として捉え、全員で推進していく姿勢を作ることがポイントです。

手順⑤：運用上のルールを決定する

ペーパーレス化を成功させるには、明確な運用ルールを設定する必要があります。具体的な業務フローや社内規則を定め、関係者全員が問題なく運用できるようにしましょう。

例えば、以下のような項目を明確にします。

ルール策定時は、各部門の代表者を交えて議論し、現場の声を反映させることが大切です。全員が納得できるルールを作ることで、スムーズな導入と運用が可能になります。

手順⑥：スケジュールに落とし込む

ペーパーレス化を計画的に進めるため、具体的なスケジュールを立てましょう。以下の項目を含めて、具体的に決めるのがポイントです。

各項目に期限や担当者を割り当て、進捗管理を容易にします。加えて、段階的な導入を計画し、優先順位をつけることも効果的です。

予期せぬ問題に対応できるよう、余裕を持たせた現実的なスケジュールを心がけましょう。

手順⑦：従業員に周知しながら実行していく

ペーパーレス化の成功には、全従業員の理解と協力も不可欠です。新システムや運用方法について丁寧に説明し、周知徹底を図りましょう。

効果的な周知方法として、以下のようなアプローチが考えられます。

外部の人材支援サービスを利用して、システムの使い方指導や従業員教育を行うのも効果的です。従業員の不安や疑問に丁寧に対応し、全員がペーパーレス化の意義を理解して積極的に取り組める環境を整えることが大切です。

手順⑧：振り返り・改善を行う

ペーパーレス化の導入後は、定期的な振り返りと改善を行います。以下の点について評価しましょう。

問題点が見つかった場合は、速やかに改善策を検討し実行しましょう。例えば、システムの機能追加や運用ルールの見直し、追加トレーニングの実施などが考えられます。

ペーパーレス化は導入して終わりではなく、継続的な改善が必要なプロセスです。定期的な振り返りと改善を通じて、より効果的なペーパーレス環境を構築しましょう。

ペーパーレス化にまつわる注意点

ペーパーレス化は多くのメリットをもたらしますが、導入にあたっては注意すべき点もあります。ここでは、ペーパーレス化を進める際に考慮すべき主な注意点について紹介します。

この点に留意しながら、慎重にペーパーレス化を進めることが重要です。

注意点①：従業員のITリテラシーを考える

ペーパーレス化を進める際、従業員のITリテラシーレベルを考慮してください。新しいツールやシステムの操作に慣れていない従業員がいる場合、導入や浸透に予想以上の時間がかかるためです。

この課題に対処するためには、以下のような取り組みが効果的です。

従業員全員がスムーズにツールやシステムを扱えるようになるまでの過程を慎重に計画し、サポート体制を整えることがペーパーレス化成功のポイントです。

注意点②：システム障害や回線速度の影響を受ける

ペーパーレス化に伴い、多くの文書やデータがオンライン上で管理されます。同時に、システム障害やネットワーク回線の問題が発生した際に重要な資料へのアクセスが困難になるリスクが生じます。

このリスクを軽減するために、以下のような対策を講じてください。

デジタル化のメリットを活かしつつ、万が一の事態に備えた多層的な対策を講じることで、業務の継続性を確保できます。

注意点③：ツールの導入にはコストがかかる

ペーパーレス化は長期的にコスト削減効果が期待できますが、導入初期には相応の投資が必要となります。この初期コストと運用コストを適切に見積もり、管理してください。

考慮すべき主なコスト項目は、以下のとおりです。

コスト項目	詳細
初期導入費用	ソフトウェアライセンス、ハードウェア（スキャナーなど）の購入費
システム構築費用	カスタマイズや既存システムとの連携に関する費用
トレーニング費用	従業員教育にかかる費用
運用費用	月額または年間のサブスクリプション費用、保守費用
人的コスト	導入プロジェクトに関わる社内リソースの人件費

このコストを正確に把握し、ペーパーレス化によって得られる長期的なメリット（業務効率化、保管スペース削減など）と比較検討しましょう。

ペーパーレス化の推進には初期投資が必要ですが、適切な計画と費用対効果の分析を行うことで、長期的な企業価値の向上につながる戦略的な投資となります。

自社に適した方法でペーパーレス化を推進しよう

ペーパーレス化は、企業の業務効率を高め、コストを削減する可能性を秘めています。しかし、その実現には慎重な計画と適切な方法が欠かせません。

ペーパーレス化の手法やツールは多様ですが、重要なのは自社の特徴や目標に合わせて最適な選択をすることです。

最適なペーパーレス化を実現するには、現在の業務の流れを詳しく分析し、従業員のIT能力も考慮に入れる必要があります。また、新しいシステムの使い方や規則を決め、従業員に周知することも大切です。

ペーパーレス化の推進にお悩みでしたら、ぜひReaLightにご相談ください。経理業務全体の効率化はもちろん、最適なツールの選び方からシステムの導入まで、幅広くサポートいたします。また、経費精算チェックや記帳などの経理アウトソーシング業務も行っております。

ペーパーレス化は単にツールを導入するだけでなく、業務の進め方全体を見直す取り組みです。自社の特徴をよく理解し、適切な方法を一緒に選ぶことで、本当の意味での業務効率化とコスト削減をご一緒に実現しましょう。