「会計システムを導入したいけれど、実際に初期費用はどのくらいかかるのだろう」とお悩みではありませんか？
確かに、会計システムの導入は企業にとって大きな投資ですが、適切な選択をすれば長期的にはコスト削減や業務効率化につながる決断でもあります。そこで今回は、会計システムの導入にかかる初期費用について詳しくまとめました。
また、種類別の費用相場や選び方のポイントまで、会計システムの導入が初めての方にもわかりやすくお伝えします。
この記事では、自社に最適な会計システムを見つけ、スムーズな導入への第一歩を踏み出せる情報をご提供していますので、ぜひ最後までご一読ください。
会計システムの導入に必要な初期費用・運用費用について
会計システムは大きく2種類ある
会計システムの導入に必要な初期費用・運用費用について解説する前に、会計システムの種類について簡単に説明します。
会計システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に大きく分類されます。
オンプレミス型は、自社内のサーバーやコンピューターにソフトウェアをインストールして使用するタイプです。
一方、クラウド型は、インターネットを通じてサービスにアクセスし、会計情報を閲覧・編集するタイプです。
会計システムにかかる費用
会計システムを導入する際には、以下のように初期費用と運用費用の2つの側面を考慮する必要があります。
- 初期費用：会計システムの導入時に必要な費用
- 運用費用：月額利用料やアップデート、保守などに必要な費用
それぞれに特徴があり、オンプレミス型かクラウド型かによって初期費用と運用費用の金額も異なります。
それでは各費用について詳しく見ていきましょう。
初期費用：会計システムの導入時に必要な費用
初期費用とは、会計システムを導入する際に最初にかかる費用のことであり、主に会計システムのソフトウエアを購入するための費用です。この費用は、オンプレミス型とクラウド型の両方のシステムで発生します。
オンプレミス型の場合、初期費用にはソフトウエアのライセンス料が含まれます。ライセンス料とは、システムを使用する権利を購入する費用のことです。また、システムをインストールするための作業費用や、必要に応じてハードウェアを購入する費用も初期費用に含まれることがあります。
一方、クラウド型の場合、初期費用は比較的低く抑えられることが多く、ソフトウエアを購入する代わりに、サービスの利用権を取得する仕組みです。とはいえ、クラウド型でもデータの移行費用やシステムの初期設定費用などが発生する場合もあります。
このように、初期費用は、オンプレミス型かクラウド型によって大きく異なります。また、会社の規模や使用アカウント数、必要な機能の追加によっても変動します。
運用費用：月額利用料やアップデート、保守などに必要な費用
運用費用とは、会計システムを導入した後に継続的にかかる費用のことです。
一般的なソフトウエアの場合、購入後に継続的な費用が必要になることは少ないですが、会計システムの場合、定期的に会計や税務に関する法律が改正されるため、初期費用以外にも運用費用がかかります。法改正の内容にしたがってシステムをアップデートしたり、新しい機能を追加したりするなどのケースです。
オンプレミス型の場合、このアップデートや機能追加に対して別途費用が発生します。また、システムのメンテナンスやサポート費用も運用費用に含まれます。
一方クラウド型の場合、アップデートや法改正への対応に別料金は発生しないケースが多いです。その代わりに、月額の使用料が必要となります。この月額料金には、システムの利用料、保守料、アップデート費用などが含まれています。
運用費用は長期的に見ると大きな金額になる可能性があるため、初期費用だけでなく運用費用も含めた総合的な費用を考慮しましょう。
【種類別】会計システムを導入する際に必要な費用相場
ここでは、会計システムの「オンプレミス型」と「クラウド型」について、それぞれの費用相場を詳しく解説します。
- オンプレミス型
- クラウド型
各タイプの特徴や、初期費用と運用費用の内訳を理解することで、自社に最適な会計システムを選択する際の参考にしてください。
①：オンプレミス型
オンプレミス型の会計システムは、ソフトウエアを購入して自社のコンピューターにインストールして使用するタイプです。
では、オンプレミス型の初期費用・運用費用について見ていきましょう。
初期費用
オンプレミス型の会計システムの初期費用は、会社の規模や必要な機能によって大きく異なります。
小規模企業向けの基本的な会計システムであれば、5万円程度から導入できるものもあります。しかし、中堅・中小企業向けの機能が充実したシステムになると、20万円から30万円程度の初期投資が必要になることが一般的です。
さらに、大規模な企業や複雑な会計処理が必要な場合は、数百万円以上の初期費用がかかることもあります。
これには、ソフトウエアのライセンス料だけでなく、カスタマイズ費用やデータ移行費用なども含まれます。
会計システムの導入を検討する際は、自社の規模や業務内容に合わせて、適切な機能と価格帯のシステムを選択することが重要です。
運用費用
オンプレミス型の会計システムを導入した場合、システムの月額利用料は発生しませんが、そのほかの費用は発生します。システムの使用方法に関する問い合わせや、トラブル時の対応などのサービスに対する費用です。
サポート費用は、月ごとあるいは年間で支払う形式が一般的であり、自身で購入してインストールした基本的なシステムの場合、年間で数万円程度の費用が相場となっています。しかし、専門業者によるシステム構築を行った場合は、サポート費用も高額になり、年間数十万円程度かかります。
また、法改正や税制変更に対応するためのアップデート費用も運用費用の1つです。
この費用は、システムの規模や複雑さによって異なりますが、年間で数万円から数十万円程度の範囲で発生することが多いです。
長期的な視点で会計システムの導入を検討する際は、この運用費用も考慮に入れてみてください。
②：クラウド型
クラウド型の会計システムは、インターネットを通じてサービスを利用する形式で、近年急速に普及しています。
では、クラウド型の初期費用・運用費用について見ていきましょう。
初期費用
クラウド型の会計システムの大きな特徴は、多くの場合、初期費用が0円または低額で済むことです。ソフトウエアを自社のパソコンにインストールする必要がなく、インターネット経由でサービスにアクセスするためです。
ただし、完全に無料というわけではなく、データの移行や初期設定に関する費用が発生する場合もあります。また、一部のサービスでは、初期費用として数万円程度の料金を設定しているケースもあります。
しかし、全体的に見れば、オンプレミス型と比較して導入時の費用負担は軽減されると言えるでしょう。この低い導入障壁は、特に小規模企業や起業したばかりの企業にとって大きなメリットとなります。
初期投資を抑えつつ、高機能な会計システムを利用したい方にはおすすめといえるでしょう。
運用費用
クラウド型の会計システムでは、月々の利用料金が主な運用費用となります。この料金は、利用する機能や登録できる取引数、ユーザー数などによって異なります。
個人事業主や小規模企業向けの基本的なプランであれば、月額1万円から5万円程度で利用できるサービスが多いです。また、中堅企業向けの高機能なプランになると、月額10万円以上かかるケースもあります。
クラウド型の大きな利点は、アップデートや法改正への対応が月額料金に含まれていることです。そのため、追加の費用なしで常に最新状態のシステムを利用可能です。
また、クラウドサービスは資産として計上する必要がないことから、将来にわたって費用の予測が簡単で、投資計画を立てやすいというメリットもあります。
ただし、長期間使用することを想定した場合、オンプレミス型のほうが総合的に見るとコストが抑えられる可能性が高いです。
自社の状況や将来の展望を考慮しながら、適切なシステムを選択することが重要です。
会計システムを導入する際の5つの選び方
会計システムを導入する際には、自社のニーズに合わせた最適なシステムを選ぶことが重要です。
以下の5つのポイントを押さえることで、効率的で使いやすい会計システムを見つけることができるでしょう。
- 自社にマッチする機能が搭載されているか
- UI・操作性はどうか
- サポートが充実しているか
- 税制度変更や法改正への対応が迅速か
- 自社の規模や従業員数にマッチしているか
それでは、それぞれの選び方について詳しく見ていきましょう。
選び方①：自社にマッチする機能が搭載されているか
会計システムを選ぶ際、もっとも重要なポイントは自社の業務内容にマッチする機能が搭載されているかどうかです。システム導入の目的を達成し、業務効率を最大限に高めるためです。
例えば、通帳の記帳や仕訳の入力作業に時間がかかっているのであれば、銀行口座との自動連携機能や、AIによる仕訳自動化機能を持つシステムを選ぶべきでしょう。また、海外取引が多い企業であれば、複数通貨対応機能が必要不可欠です。ほかにも、経営分析に力を入れたい企業であれば、高度な分析機能や視覚的なレポート作成機能が必要になるでしょう。
自社の現状の課題や改善したい点を明確にした上で、解決できる機能を持つシステムを選ぶことが重要です。機能が多ければ良いというわけではなく、必要な機能が過不足なく搭載されているかを見極めることがポイントです。
選び方②：UI・操作性はどうか
会計システムのUIの見やすさと操作性は、日々の業務効率に直結するポイントです。見づらく操作が難しいシステムを選んでしまうと、従業員が使いこなすことは困難になり、結果として導入効果が低下してしまいます。
例えば、ダッシュボード形式で重要な情報が一目で把握できるシステムや、ルールを設定すれば簡単に仕訳ができるシステムなどは、操作性の高さを重視したものと言えるでしょう。
また、使いやすいシステムであれば、新入社員への引き継ぎ作業もスムーズです。
長期的な視点で見ても、操作性の高いシステムを選ぶことは、組織全体の生産性向上につながる選択となります。
選び方③：サポートが充実しているか
会計システムを選ぶ際、サポート体制の充実度も判断基準の1つです。なぜなら、どれだけ優れたシステムでも、使用中に疑問や問題が生じるからです。
例えば、導入初期段階での操作方法の問い合わせや、複雑な会計処理の相談、システムトラブルの対応など、様々な場面でサポートが必要になります。充実したサポートがあれば、そういった際にも迅速に解決でき、業務の停滞を最小限に抑えることができます。
チャットやメール、電話など、複数の連絡手段が用意されているか、対応時間は十分か、マニュアルやFAQは充実しているかなどを確認しましょう。また、導入時のトレーニングプログラムの有無もポイントです。
導入前にサポート体制をしっかりと確認しておくことで、システム導入後も安心して利用でき、従業員全員がスムーズにシステムを活用できる環境を整えることができます。
選び方④：税制度変更や法改正への対応が迅速か
会計システムを選ぶ際、税制度変更や法改正への対応の迅速さも見ておきたい判断基準です。なぜなら、会計や税務に関する制度は頻繁に変更されるためです。
この変更に迅速に対応できないシステムを選ぶと、法令遵守の面で大きなリスクを抱えることになってしまいます。
例えば、最近では2023年10月から開始されたインボイス制度への対応が挙げられます。ほかにも、消費税法の改正や、電子帳簿保存法の変更など、様々な法改正に対しても迅速な対応が求められます。
この変更に対して、システムが自動的にアップデートされ、新しい制度に準拠した処理が可能になるかどうかを確認しましょう。
迅速な対応が可能なシステムを選ぶことで、法令遵守のリスクを低減し、常に最新の会計基準に則った正確な会計処理を行うことができます。この点は、監査対応や税務申告の際にも大きな安心感へとつながるのです。
選び方⑤：自社の規模や従業員数にマッチしているか
会計システムを選ぶ際、自社の規模や従業員数にマッチしているかどうかも判断基準としてあげられます。企業の規模や従業員数によって、必要とされる機能や運用方法が大きく異なるからです。
例えば、従業員数が30名以下の小規模企業の場合、会計の専門知識がなくても短期間かつスムーズに利用できるシステムが適しています。直感的な操作性や、基本的な会計処理に特化した機能を持つシステムが好ましいでしょう。
一方、成長企業の場合は、企業の拡大に伴って必要となる機能の拡張が柔軟に行えるかどうかがポイントになります。支店や子会社の増加に対応できる連結会計機能や、事業部門ごとの管理会計機能などが将来的に必要になることも多いからです。
さらに、従業員数が300名以上の大規模企業では、部署間のコミュニケーションロスから会計業務が滞ることがあります。このような企業では、部署間の壁を超えて関連業務をスムーズに効率化できる機能、例えば営業部門が使用する経費精算システムと会計システムとの連携機能を持つシステムが有効でしょう。
また、上場企業にとって、会計業務は監査対象となる業務です。そのため、内部統制に対応したフローの構築が可能なシステムを選ばなければなりません。
このように、自社の規模や従業員数に適したシステムを選ぶことで、より効率的で効果的な会計業務の実現が可能になります。ぜひ、現在の状況だけでなく、将来の成長も見据えてシステムを選択してください。
最適な経理業務体制の構築を検討されている方はReaLightへ
会計システムの導入を検討する際には、初期費用だけでなく運用費用も含めた総合的なコストを考慮することが大切です。オンプレミス型とクラウド型それぞれの特徴や費用相場を理解し、自社のニーズに最適なシステムを選びましょう。
また、システムの機能や操作性、サポート体制、法改正への対応なども判断基準として押さえておくことで、長期的に見て効果的な会計業務体制を構築できます。
しかし、自社に適した会計システムを導入することは、ノウハウが少なく悩まれる方がほとんどです。
ReaLightでは、会計・業務システムの導入を得意とした公認会計士チームが各企業様に最適なシステムの検討と導入支援を行っています。また、経理関連業務のアウトソーシング業務や業務効率化に向けたアドバイスも行っています。
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