電子帳簿保存法に対応できるシステムとは？導入のメリット・デメリット、選ぶポイントについて解説

「電子帳簿保存法対応のシステムはどれを選べばいい？」、「コストの割に本当に効果があるの？」など、電子帳簿保存法対応システムの導入でお悩みではありませんか？

システムの導入は、単に法令遵守だけでなく、経理業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化など、様々なメリットをもたらします。

一方で、システム導入・運用コストの発生や、導入時の負担などがデメリットです。

また、導入による費用対効果など、システム導入にあたって確認すべき点が多いため頭を悩ませる方も少なくないでしょう。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法に対応できるシステムの種類とその特徴、導入のメリット・デメリット、選ぶポイントについて詳しく解説します。

さらに、電子帳簿保存法に違反した場合の罰則についても解説していますので、システム導入の参考にしてみてください。

【電子帳簿保存法】対応システムの導入について

まず、電子帳簿保存法の対応システムの導入について、以下に分けて解説します。

それぞれ確認しましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税に関する書類の電子保存について要件を定めた法律のことであり、主に、請求書や領収書などの帳簿書類を対象としています。

この法律の目的は、経理業務のデジタル化を推進し、業務効率化を図ることです。

従来、帳簿書類の保存は紙媒体でも良しとされていましたが、電子帳簿保存法が完全義務化された2024年1月1日以降は、原則として電子保存が求められています。

なお、保存期間は帳簿書類により異なりますが、法人では基本7年(最長10年)、個人事業主では原則5年(最長7年)とされています。

電子帳簿保存法対応のシステム導入がおすすめな理由

電子帳簿保存法対応のシステム導入がおすすめな理由は、以下の3つです。

まず、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、電子帳簿保存法に対応できます。また、常に決められたルールに従って処理しやすくなることから、他の法令遵守にも一役買うでしょう。

電子化に移行することで情報管理を簡単にし、経理業務の効率の向上につながります。特に、データの入力や検索、保存などにおける人為的ミスやコストを減らすのに有効です。

加えて、システムの連携を視野に入れると、帳簿に関する業務を自社の要望に合わせて効率化することも可能です。

このことから、電子帳簿保存法対応のシステム導入は、現代のビジネス環境においては必須と言えるでしょう。

【電子帳簿保存法】対応システムの3タイプ

電子帳簿保存法に対応するシステムは、大きく分けて3つのタイプに分類されます。

それぞれのタイプには、特徴と利点があります。

以下で詳しく解説します。

タイプ①：請求書の電子保存に特化したタイプ

まず、請求書の電子保存に特化したタイプです。

具体的には、「マネーフォワードクラウドインボイス」や「freee支出管理 受取請求書キャビネット」があります。

このタイプのシステムは、請求書の管理を電子化することに特化しているのが特徴です。請求書のデータを電子化することで、検索や整理が簡単にでき、業務効率が大幅に向上します。

また、中には取引先とのデータ連携が可能なシステムもあります。

例えば、取引先からの請求書を電子データとして受け取り、自社のシステムに自動的に取り込むことができます。

その結果、請求書の入力ミスを防止でき、業務の精度が向上します。

毎月大量の請求書を処理しなければならない企業にとっては、非常に有用といえるでしょう。

タイプ②：領収書の電子保存に特化したタイプ

領収書の電子保存に特化したタイプもあります。

具体的には、「楽楽精算」や「経費BANK」などです。

このタイプのシステムは、経費精算の電子化に重点を置いています。領収書をスキャンしてデータ化できるため、経理担当者の負担や経費申請者の手間を削減できます。

また、モバイルアプリに対応している場合、外出先からでも領収書のスキャンや経費申請が可能です。

さらに、税務調査に対応しやすくなることも利点として挙げられます。

電子化された領収書は、いつでも簡単に検索・閲覧できるため、税務調査時に必要な書類を素早く提出できます。

タイプ③：書類全般の電子保存に対応できるタイプ

書類全般の電子保存に対応できるタイプのシステムは、請求書や領収書だけでなく、国税関連書類全般の電子保存に対応しています。

具体的には、「楽楽電子保存」や「invox電子帳簿保存」などの導入によって、書類の一元管理が可能です。

また、これまで触れた特化型に比べて、無料で利用できるシステムが多いこともメリットとして挙げられます。

データバックアップとリカバリ機能も搭載している場合は、万が一のデータロスにも対応できるでしょう。

電子帳簿保存システムの機能3選

電子帳簿保存システムの主な機能は以下の3つです。

それぞれ詳しく解説するため、自社の業務に合ったシステムを選ぶ参考にしてみてください。

スキャン機能

スキャン機能は電子帳簿保存法に対応するシステムの重要な機能に挙げられます。

スキャン機能は、紙の請求書などをデジタル化するための機能です。

電子取引データについては、電子帳簿保存法に基づいて電子保存が義務化されました。

そのため、紙の請求書等についても、スキャンして電子データ化できるシステムの導入は、より円滑なデータ管理につながるでしょう。

スキャン機能については、解像度と品質、バッチ処理の有無、複数フォーマットへの対応の可否、連続スキャンの効率性などを基準に選ぶとよいでしょう。

OCR機能

OCR（Optical Character Recognition）機能も重要です。

OCR機能とは、画像内の文字を文字列として認識して、保存できる機能のことを指します。

この機能があれば、スキャンした文書の文字列をテキストデータとして活用できるため、請求書や領収書などの証憑入力が簡単に行えます。

OCRの精度と速度、多言語対応、手書き文字認識、データ抽出と編集の簡単さなどが、OCR機能を比較・検討する際の重要なポイントです。

検索機能

最後に、検索機能も電子帳簿保存法に対応するシステムでは非常に重要です。

全文検索の能力、メタデータによる文脈や背景に基づく検索、検索速度、履歴やバージョン管理などが、検索機能を比較・検討する際のポイントに挙げられるでしょう。

電子帳簿保存法で定められた要件の1つには、「可視性の確保」があります。

わかりやすく言うと、保存したデータを必要な時、すぐに見つけ出せる状態にするということです。

検索機能に対応している場合、この「可視性の確保」に準拠できるでしょう。

【電子帳簿保存法】システム導入のメリット5つ

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットには、以下の5つが挙げられます。

ビジネスの効率化と成長を実現するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

メリット①：経理業務の効率化

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する最大のメリットは、経理業務の効率化です。

紙媒体での保存に比べて、電子保存は検索機能などを用いて資料管理が簡単に行えるようになるため、経理スタッフの作業負担が軽減され、ミスも減らせるでしょう。

また、リアルタイムで財務状況を把握することが可能になり、迅速な意思決定を行えます。

こうしたメリットによって、経理業務全体の効率を大幅に向上できるでしょう。

メリット②：紙媒体にかかるコスト削減

紙媒体にかかるコストを削減できることも大きなメリットです。

帳簿を紙媒体で保存する場合、スペースの確保や紙代・郵送代などが必要です。

一方、電子保存であれば、こうしたコストを削減できます。特に、大量の紙媒体を保管するためのスペースの確保は、物理的な負担だけでなく、コスト面でも大きな負担となります。

電子帳簿保存法に対応したシステムでは、電子保存によって紙媒体にかかるコストの問題を解消できるでしょう。

メリット③：セキュリティ強化にともなうリスク削減

セキュリティ強化にともなうリスク削減も大きなメリットです。

紙媒体から電子保存に移行することで、資料紛失や情報漏えいのリスクを減らせます。

また電子保存システムでは、データの暗号化やアクセス制御が可能で、災害時のリスクマネジメントも行えます。

紙媒体と比較して、企業の重要な情報が外部に漏えいするリスクを大幅に削減できます。

メリット④：内部統制の強化

内部統制のさらなる強化につながることも大きなメリットです。

業務の効率化やセキュリティ面の強化などにともない、社内の情報リテラシー向上など、内部統制を強化できます。

例えば、監査証跡の明確化、不正防止、コンプライアンスの向上、経営の透明性向上などです。

内部統制の強化は、業務の効率化や不正防止において効果を発揮し、企業の信頼性を高めることもできます。

結果、電子帳簿保存法に対応したシステムは、ビジネスの成長にもつながるでしょう。

メリット⑤：電子帳簿保存法に確実に対応できる

最後に、電子帳簿保存法に抜け漏れなく確実に対応できることも大きなメリットです。

法令遵守の確実性、税務調査への迅速な対応、罰則リスクの軽減などは、システム導入をせず自社のみで対応するには非常に難しいでしょう。

一方で、電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、抜け漏れなく確実に満たすことができます。

結果として企業の信頼性がさらに向上し、ビジネスの安定性を保つことができます。

5つのメリットを理解し、自社の状況に合ったシステムを選択することが、ビジネスの効率化と成長につながるでしょう。

電子帳簿保存法のシステム導入のデメリット2つ

電子帳簿保存法に対応するシステムの導入には、多くのメリットがあります。

一方で、以下のデメリットも存在します。

デメリットに対して適切な対策を講じることで、より効果的なシステム導入を実現しましょう。

デメリット①：システム自体の導入・運用コストの発生

まず、電子帳簿保存法に対応するシステムの導入には、初期投資が必要です。

自社独自にカスタマイズしたシステムを導入する場合、コストはより高くなります。

またシステムの運用には、更新やメンテナンス費用などのランニングコストも発生します。

しかし、ここで重要なのは、これらのコストが必ずしもデメリットとは限らないという点です。

紙媒体から電子データへの保存に移行することで、印刷や保管にかかるコストを削減できる可能性があります。

また、業務効率の向上により、時間的なコストも削減できるでしょう。

したがって、システム導入においてはROI（投資対効果）を計算し、長期的な視点でシステム導入のメリットを評価することが大切です。

デメリット②：システム導入時の負担発生

システムの導入では、導入時の負担もデメリットとなります。

従業員の研修・教育コストや業務の一時的な停滞、データ移行の手間など、システム導入時には一定の負担がともないます。

しかし、これらの負担も導入後の業務効率化やコスト削減を考えれば、一時的なものと捉えられるでしょう。

新システムへの適応には一定期間が必要ですが、その期間を乗り越えれば、業務の効率化やコスト削減の恩恵を受けられます。

このように、想定されるデメリットに適切な対策を講じることで、効率よくシステムを導入できます。

電子帳簿保存法のシステムを導入する際には、デメリットを十分に考慮して適切な計画を立てましょう。

電子帳簿保存法に違反した際の罰則は主に3つ

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則は、主に3つ存在します。

それぞれの罰則について詳しく見ていきましょう。

罰則①：青色申告の承認を取り消される可能性がある

青色申告は、大きな所得控除を受けられる制度です。

電子帳簿保存法に違反した場合、その承認を取り消される可能性があります。

具体的には、以下のようなケースで取り消しの対象となります。

ただし、取引の事実が電子データ以外で確認される場合は、直ちに罰則は科されません。

再申請の手続きは可能ですが、その間に影響する税務処理も存在します。

罰則②：追徴課税や推計課税が課される

次に、追徴課税や推計課税が課される罰則について見ていきましょう。

税務調査により、電子データの改ざんや隠蔽が見つかった場合は、通常の追徴課税の35%に10%が加重された重加算税が課税されます。税務署が課税額を追加で課す制度であり、その計算方法は一定ではありません。

また、国税関係の帳簿書類に不備があったり、誤記が多かったりする場合は、税務署による推計課税が行われる可能性もあります。この場合も基準はなく、税務署が帳簿の内容に基づいて課税額を推計します。

適正な帳簿記録は、こうした罰則を避けるためにも必要となり、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入は非常に重要といえるでしょう。

罰則③：会社法により過料が課せられる

最後に、電子帳簿保存法に違反した場合、会社法により過料が課せられる点も押さえておきましょう。

会社法では、国税関係帳簿書類を適切に保存しなかった場合、会社法第976条の規定(※1)により100万円以下の過料が科せられます。

（過料に処すべき行為）※１
第九百七十六条　発起人、設立時取締役、設立時監査役、設立時執行役、取締役、会計参与若しくはその職務を行うべき社員、監査役、執行役、会計監査人若しくはその職務を行うべき社員、清算人、清算人代理、持分会社の業務を執行する社員、民事保全法第五十六条に規定する仮処分命令により選任された取締役、監査役、執行役、清算人若しくは持分会社の業務を執行する社員の職務を代行する者、第九百六十条第一項第五号に規定する一時取締役、会計参与、監査役、代表取締役、委員、執行役若しくは代表執行役の職務を行うべき者、同条第二項第三号に規定する一時清算人若しくは代表清算人の職務を行うべき者、第九百六十七条第一項第三号に規定する一時会計監査人の職務を行うべき者、検査役、監督委員、調査委員、株主名簿管理人、社債原簿管理人、社債管理者、事務を承継する社債管理者、社債管理補助者、事務を承継する社債管理補助者、代表社債権者、決議執行者、外国会社の日本における代表者又は支配人は、次のいずれかに該当する場合には、百万円以下の過料に処する。ただし、その行為について刑を科すべきときは、この限りでない。

(※1)引用：e-Gov法令検索

同法令には、法人責任と個人責任の区別があります。

そして、過料の算定基準は、適用される会社法の条文によって異なります。

そのため、予防策としての内部監査が重要です。

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入では、適切な帳簿保存を行い内部監査に対応でき、罰則を避けることにもつながります。

ここまで触れた電子帳簿保存法に違反した際の罰則を避けるためにも、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存システムを選ぶときのポイント4つ

電子帳簿保存法に対応するシステムを選ぶ際には、以下の4つのポイントを考慮することが重要です。

それぞれのポイントを押さえて、自社に最適な電子帳簿保存システムを選びましょう。

ポイント①：電子帳簿保存法の要件を満たす機能が備わっているか

最初に、選ぶシステムが電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認しましょう。

電子帳簿保存法は、電子化された帳簿や書類の保存に関する法律であり、その要件を満たさなければなりません。

例えば、保存期間、保存形式、データの完全性、改ざん防止などです。

いずれの要件も満たすシステムは、一般的に「JIIMA認証」を取得しています。

したがって、JIIMA認証を取得しているシステムを選ぶことからスタートしましょう。

また、システムが定期的に更新され、法改正に対応しているかも重要なポイントです。

ポイント②：自社の経理業務の効率化につながるか

システムが自社の経理業務の効率化につながるかどうかも、ポイントの1つとして挙げられます。

システムを導入する際には、電子帳簿保存法に対応するだけでなく、システムが業務プロセスを改善し、業務効率を向上させることが重要です。

例えば、システムが自動化機能を持っているか、操作性が良いか、ユーザーフィードバックが良好かなどを確認します。

いずれも、経理業務の効率化に直結するため、費用対効果を高めるためにも確認しておくと安心です。

ポイント③：現行システムとの連携や移行はスムーズに行えるか

現行のシステムと新しいシステムとの連携や、データの移行がスムーズに行えるかも重要なポイントです。

互換性がないと、データの移行に時間がかかったり、データを失う可能性があります。

また、API連携が可能かどうかも確認しましょう。

API連携が可能であれば、他のシステムとの連携もスムーズに行えます。

さらに、システム提供者が移行サポートを提供しているかも確認しておくとよいでしょう。

ポイント④：料金は適切か

システムの料金が適切かどうかもポイントです。

コストパフォーマンスを考慮し、自社が求める機能に対して料金が適切かを見極めます。

また、料金体系が明確であるか、追加コストが発生の有無、長期契約をする場合の割引があるかなども確認しましょう。

適切な料金かを判断する際には、複数のシステムで見積もりをとり、比較・検討することが大切です。

このように、4つのポイントを踏まえて適切なシステムを選ぶことで、法令遵守はもちろん、業務効率の向上にもつなげられるでしょう。

電子帳簿保存システムを導入すれば経理業務を効率化できる | 導入に関するお悩みはReaLightにご相談ください

電子帳簿保存法に対応するシステムの導入は、法令遵守だけでなく、業務効率の向上やコスト削減にも大きく寄与します。

一方で、導入するシステムが自社の業務に適したものかどうかも重要です。

システム選びの際には、法令要件の満たし方、業務効率化への貢献度、現行システムとの互換性、コストパフォーマンスなどを総合的に評価するとよいでしょう。

しかし、適切なシステム選択や導入後の運用には専門的な知識が必要となります。

もし、導入に関してお悩みでしたら、ぜひReaLightにご相談ください。

ReaLightでは、会計システムの導入や業務システム構築、経理部門の業務改善など、経理業務全般にわたる支援を行っています。

そして、電子帳簿保存法に対応するシステムの導入については、専門家によるカスタマイズ提案や導入後のサポート体制も整えています。

どのようなシステムを選べば良いのか、導入後の運用はどのようにすれば良いのか、具体的な疑問や悩みを持っている方は、ぜひ無料相談から一度お声がけください。