電子帳簿保存法の改正によって請求書の取り扱いはどうなる？保存要件・保存期間・注意点も解説

2022年1月に電子帳簿保存法が大きく改正され、2024年1月から完全義務化されました。

請求書の管理や保存方法、保存期間などで悩まれている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、電子帳簿保存法における請求書の取り扱い方や保存要件、保存期間について詳しく解説します。法改正に適切に対応し、効率的な請求書管理を実現するための方法がわかりますので、ぜひご一読ください。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子的な保存方法を定めた法律のことです。この法律は、デジタル化が進む現代のビジネス環境に対応し、企業の事務負担軽減と税務調査の効率化を目的としています。

また、電子帳簿保存法には、以下の3つの主要な区分があります。

この区分について、詳しく見ていきましょう。

【義務】電子取引のデータ保存

2022年1月1日から施行され、2024年1月1日から完全義務化された電子取引のデータ保存は、企業にとって重要な変更点です。従来は、電子メールやクラウドサービスで受け取った請求書を紙に印刷して保管することが認められていました。

しかし、2024年1月1日以降は、このような電子データを受け取った場合、そのまま電子データとして保存することが義務付けられました。さらに注意すべき点は、単に電子データとして保存すれば良いわけではないということです。

法律で定められた特定の要件にしたがって保存する必要があります。この要件については、後ほど詳しく解説しますが、データの真実性や可視性の確保など、いくつかの基準が設けられています。

この改正は、ペーパーレス化の推進や業務効率の向上を目指すものですが、多くの企業にとっては対応に向けて準備が必要となるでしょう。

【任意】国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）

電子帳簿保存法における「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）」は、2024年10月時点では任意の選択となっています。この区分は、会計ソフトなどで作成した国税関係帳簿・国税関係書類を電子データのまま保存することを指します。

主に、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿、あるいは決算書や納品書などの書類が対象です。電子データで作成した場合、そのまま電子的に保存するかどうかは企業の判断に委ねられています。ただし、電子保存を選択する場合は、他の区分と同様に一定の保存要件を満たさなくてはなりません。

この選択肢により、企業は自社の状況や業務フローに合わせて最適な保存方法を選ぶことができます。紙の書類における保管スペースの削減や、データ検索の効率化などのメリットを考慮しつつ、導入にかかるコストや労力とのバランスを取ることが大切です。

【任意】スキャナ保存

スキャナ保存も、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存と同様に、2024年10月時点では任意の選択肢です。この方法は、紙で受領した請求書などの書類や、自社で作成・交付した紙の国税関係の帳簿や書類をスキャンして読み取ったデータを保存する方法を指します。

例えば、取引先から郵送で受け取った紙の請求書や、自社で印刷して顧客に渡した領収書のコピーなどが対象です。この紙の書類をスキャンしてデジタル化し、元の紙の書類を廃棄してデータのみを保存できます。

スキャナ保存を導入するかどうかの判断は、各企業に委ねられている状態です。この方法を採用することで、紙の保管スペースの削減、および書類の検索性向上などのメリットが得られます。

一方で、スキャナ機器の導入、加えて運用ルールの整備などのコストも発生します。そのため、自社の業務フローや取引規模、コスト面などを総合的に考慮して決定しなければなりません。

電子帳簿保存法における請求書の取り扱い方

請求書発行側には、請求書の控えを作成し保存する義務があります。電子帳簿保存法における請求書の取り扱い方は、交付方法によって異なります。

具体的な取り扱い方は、以下の2つに分類されます。

それぞれの取り扱い方について、詳しく見ていきましょう。

取り扱い方①：PDFなど電子データで交付した場合

PDFなどの電子データで請求書を交付した場合、作成した電子データのまま控えを保存することが求められます。電子帳簿保存法の趣旨である業務のデジタル化推進に沿った対応です。

ただし、単に電子データとして保存すれば良いわけではありません。電子取引データ保存の要件を満たすように、データの改ざん防止措置や検索機能の確保など、いくつかの要件を満たす必要があります。

この要件を満たすことで、税務調査の際にスムーズな対応が可能となり、自社の業務効率化にもつながります。電子データでの請求書交付を行う場合は、保存システムや運用ルールを適切に整備してください。

取り扱い方②：紙で交付した場合

請求書を紙で交付した場合は、請求書の控えを紙のまま保存しても問題ありません。従来の方法であり、多くの企業にとってなじみ深い方法でしょう。

ただし、保管スペースの問題や検索性の向上を図りたい場合は、原本をスキャンして電子データとして保存することもできます。この場合、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。要件には、画質や解像度の基準、タイムスタンプの付与などが挙げられます。

紙で保存か、電子データで保存かについては、自社の業務フローや取引量、保管スペースの状況などを考慮して選択することが大切です。いずれの方法によっても、法令に準拠した適切な保存が求められることを忘れないようにしましょう。

電子帳簿保存法の改正による、請求書の保存要件

電子帳簿保存法の改正によって請求書の保存要件にも変更点が生じていることは、すでにお伝えしたとおりです。ここでは、さらに詳しい要件を以下に分けて解説します。

この要件を正しく理解し、適切に対応することで、法令遵守と業務効率化の両立が目指せます。

電子取引のデータ保存の保存要件

電子帳簿保存法の改正により、電子取引のデータ保存に関する要件が明確化されました。請求書をPDFなどの電子データで交付する際は、請求書の控えも電子データのまま自社で保管する必要があります。

ただし、単に保存すれば良いわけではありません。電子データの真実性と可視性を確保する必要があります。

この要件を満たすことで、電子データの改ざんを防ぎ、税務調査などの際に適切な対応が可能となります。

①：真実性の確保

真実性の確保は、電子データの信頼性を担保するための重要な要件です。以下のいずれかの措置をとることで、この要件を満たすことができます。

この措置は、電子データの作成時点や変更履歴を明確にし、不正な改ざんを防ぐ役割を果たします。特に、タイムスタンプの活用は、データの存在時刻と非改ざん性を証明する有効な手段となります。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】」

②：可視性の確保

可視性の確保は、保存された電子データを必要に応じて適切に閲覧・出力できるようにするための要件です。具体的には以下の3点が求められます。

要件	内容
関連書類の備え付け	システム概要書やシステム基本設計書などの関連書類を備え付ける
見読性の確保	電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、操作説明書を備え付け、速やかに出力できるようにする
検索機能の確保	「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目、範囲指定、複数の記録項目の組み合わせで検索できるようにする

この要件を満たすことで、税務調査や内部監査の際に、必要な情報を迅速かつ正確に取りだすことが可能となり、業務効率の向上にもつながります。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】」

スキャナ保存の要件

スキャナ保存は、紙の請求書などをデジタル化して保存する方法です。しかし、単に紙をスキャンまたは撮影すれば良いわけではありません。

スキャナ保存を行う際には、2つの要件を満たす必要があります。

この要件を満たすため、以下のような細かい基準が設けられています。

要件	重要書類	一般書類	過去分重要書類
入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規３5一イ、ロ)	○
一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り (規３5二イ(1))	○	○	○
カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）(規３5二イ(2))	○	※１	○
タイムスタンプの付与(規３5二ロ)	○※２	○※３	○
解像度及び階調情報の保存(規３5二ハ(1))	○	○	○
大きさ情報の保存(規３5二ハ(2))	○※４		○
ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規３5二ニ)	○	○	○
入力者等情報の確認(規３5三)	○	○	○
適正事務処理要件(規３5四) (注４)	○※５		○※６
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規３5五)	○	○	○
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規３5六)	○	※１	○
整然・明瞭出力(規３5六イ～ニ)	○	○	○
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規３5七、同３1三)	○	○	○
検索機能の確保(規３5七、同３1五)	○	○	○
税務署長の承認(法４3)	○	○	※７

(注)

1　決算関係書類以外の国税関係書類（一般書類を除く）をいう。

2　資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。

3　スキャナ保存の承認を受けている保存義務者であって、その承認を受けて保存を開始する日前に作成又は受領した重要書類をいう。

4　「適正事務処理要件」とは、国税関係書類の受領等から入力までの各事務について、次に掲げる事項に関する規定を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理することをいう。

①相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制（相互けんせい）

②当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続（定期的な検査）

③当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制（再発防止）

5　「※1」　一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可

「※2」　受領者等が読み取る場合、受領後、受領者等が署名の上、特に速やか（おおむね３営業日以内）に付す必要あり。

「※3」　受領者等が読み取る場合、読み取る際に付す、又は、受領等後、受領者等が署名の上、特に速やか（おおむね３営業日以内）に付す必要あり。

「※4」　受領者等が読み取る場合、Ａ４以下の書類の大きさに関する情報は保存不要

「※5」　小規模企業者の特例の適用を受ける場合（税務代理人が定期的な検査を行う場合）、相互けんせいの要件は不要

「※6」　過去分重要書類の場合、国税関係書類の入力に関する事務について、当該事務に係る処理の内容を確認するための検査を行う体制及び手続に関する規程を定めるとともに、これに基づき当該事務を処理することをいう。

「※7」　過去分重要書類については所轄税務署長等あてに適用届出書の提出が必要

6　平成28年９月30日前承認申請分に係る要件とは異なる部分がありますので注意してください。

引用：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】」

これらの基準を満たすことで、スキャナ保存された電子データの真実性と可視性が確保され、紙の原本と同等の証拠力を持つものとして認められます。

電子帳簿保存法における請求書の保存期間

電子帳簿保存法における請求書の保存期間は、企業の形態や状況によって異なります。電子帳簿保存法における請求書の保存期間については、以下に分けて考えるとわかりやすいです。

それぞれ詳しく解説します。

【法人】請求書の控えの保存期間は原則7年

法人における請求書の控えの保存期間は、原則として7年間です。具体的には、その事業年度の確定申告期限の翌日から7年間保存する必要があります。ただし、欠損金の繰越がある場合は、この期間が10年間に延長されます。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

さらに、インボイス制度（適格請求書等保存方式）の導入に伴い、適格請求書（インボイス）発行事業者には追加の義務が課されています。適格請求書（インボイス）に該当する書類を交付する場合、その控えを作成し保存する義務があります。

この場合の保存期間も7年間ですが、起算点が異なることに留意してください。適格請求書を交付した日（または受け取った日）が属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から、7年間保存しなければなりません。

参考：国税庁「適格請求書等の写しの保存」

【個人事業主・副業】請求書の控えの保存期間は7年間

所得税法に基づく場合、白色申告を行っている個人事業主の請求書の控えの保存期間は5年間と定められています。この期間は、法人の場合よりも2年短くなっています。

ただし、消費税の課税事業者であれば、仕入税額控除を受けるために適格請求書を7年間保管する必要があります。

また、会計処理に用いる帳簿の保存期間は7年間と定められているため、請求書も同様に7年間保管しておきましょう。

電子帳簿保存法に対応する際の注意点

電子帳簿保存法に対応する際には、以下の2つの注意点があります。

この点に注意を払うことで、法令遵守と業務効率化の両立が可能となります。それぞれの注意点について、詳しく見ていきましょう。

注意点①：送付方法や保存方法について確認する

電子帳簿保存法に対応する際、まず大切なのは請求書の送付方法と保存方法の確認です。販売先との合意のもと、電子データか紙のどちらで送付するかを決定する必要があります。

電子データで送付する場合は、事前に販売先への案内が不可欠です。従来の紙の請求書から電子データでの送付に変更するという説明をするとともに、販売先が対応可能かどうかを確認してください。

また、請求書の保存方法に関しても、検討する必要があります。自社の方針や作成する書類の種類に合わせて、電子データでの保存かスキャンして保存するかを決定しておくことが大切です。

この決定は、業務フローや保管スペース、セキュリティ面など、多角的な視点を考慮して選ぶと良いでしょう。

注意点②：請求書発行についての社内ルールを構築する

電子帳簿保存法に対応するためには、社内における明確なルール構築が不可欠です。

特に、社内で電子取引のデータ保存に対応する場合は、法律で定められた保存要件を満たす必要があります。そのため、具体的な保存方法や手順、責任者の明確化などを含む社内ルールを構築し、すべての担当者に周知することが極めて重要です。

このルールには、データの真実性と可視性を確保するための具体的な手順や、タイムスタンプの付与方法、検索機能の確保など、法令で定められた要件を満たすための詳細な指示を含みます。また、定期的なルールの見直しや、担当者への教育・研修も行ってください。

ただし、社内でのスムーズな対応が難しい場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討するのもおすすめです。

電子データで請求書を発行するメリットは？

電子帳簿保存法の改正を機に、電子データによる請求書発行を検討することをおすすめします。電子データによる請求書の発行には、以下の主な3つのメリットがあります。

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

メリット①：コスト削減

電子データでの請求書発行は、企業にとって大きなコスト削減につながります。

紙で請求書を発行する場合、用紙代や印刷代、さらには保管スペースや書類管理に関する費用など、様々なコストが発生します。一見、小さな出費に思えるかもしれませんが、長期的に見ると無視できない金額です。

一方、電子データで請求書を作成・保管すれば、紙や印刷にかかる直接的な費用はもちろん、保管スペースの確保や書類の整理・管理にかかる人件費も削減できます。さらに、電子データであれば検索や集計が容易になるため、作業時間の削減にもつながります。間接的なコスト削減効果も期待できるでしょう。

メリット②：働き方改革の推進

電子データでの請求書発行は、働き方改革の推進にも大きく貢献します。

テレワークやフレックスタイム制など、多様化する働き方に対応しやすくなることも利点です。紙の請求書であれば、発行や確認のために出社が必要になりますが、電子データであればどこからでもアクセスが可能です。

また、請求書の授受を電子化することで、いわゆる「はんこ文化」からの脱却も進みます。単なる慣習の変更にとどまらず、企業活動全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するステップとしても有効です。

業務プロセスの見直しや効率化、さらにはペーパーレス化による環境への配慮など、様々な面で企業の近代化と競争力強化につながると考えられます。

メリット③：セキュリティ強化

電子データでの請求書発行は、セキュリティの強化にもつながります。紙の請求書は、紛失や盗難のリスクに常にさらされています。特に機密性の高い取引情報が含まれる場合、このリスクは企業にとって大きな脅威です。

電子データで管理することで、適切なアクセス制御やデータ暗号化などの措置を講じることができ、情報漏えいのリスクを軽減できます。また、バックアップの作成も容易になるため、災害時のデータ保全にも効果的です。

ただし、電子化を進める際は、社内のシステムセキュリティを十分に確保してください。また、定期的なセキュリティ監査や従業員教育も忘れずに行うことが大切です。

電子帳簿保存法に対応した請求書の発行をスムーズに行うならReaLightへ

電子帳簿保存法への対応は、多くの企業にとって避けて通れない課題です。

本記事で解説したように、請求書の取り扱いや保存要件、保存期間など、考慮すべき点は多岐にわたります。この要件を満たしつつ、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化といったメリットを最大限に活かすためには、専門的な知識と適切なシステムの導入が不可欠です。

会計システムの導入や経理業務体制の構築に関するお悩みがある場合は、ReaLightへご相談ください。ReaLightでは、アウトソーシングだけでなく、システムの導入から業務改善提案を行い、全体効率を意識した体制構築をサポートしています。

公認会計士が在籍し、クラウド会計システムの導入から経理業務のアウトソーシング体制構築、M&A後の業務統合まで、幅広いニーズに対応可能です。

電子帳簿保存法への対応を機に、経理業務全体を見直し、効率化を図りたいとお考えの方は、ぜひReaLightにご相談ください。